THOMAS

Términos y Condiciones de Uso — THOMAS by Bitsideas

Nota de redacción: este documento es el clausulado definitivo. Bitsideas LLC es una compañía estadounidense que presta el Servicio a empresas en Colombia y en otros países de Latinoamérica. Se eligió la ley colombiana y los jueces de Bogotá D.C. como marco por defecto (cláusula 18) porque el Servicio nació y está más densamente regulado en torno a la normativa colombiana de SG-SST (cláusula 3.2) — no porque Colombia sea el único mercado. Esta es una elección de estrategia legal razonable para un contrato marco multi-país con una sola ley y un solo foro, pero conviene confirmarla con un abogado, especialmente si algún país donde Bitsideas venda impone por ley normas imperativas de protección al consumidor o de foro local que no puedan pactarse en contrario. Los datos de identificación de Bitsideas LLC (NIT, domicilio) se tomaron de su registro público ante la Florida Division of Corporations (Sunbiz.org, expediente L21000359862) — verificar que sigan vigentes al momento de publicar. Se recomienda una revisión final por un abogado antes de la publicación.

Última actualización: 14 de agosto de 2026 Prestador del servicio: Bitsideas LLC, compañía de responsabilidad limitada (*limited liability company*) constituida bajo las leyes del Estado de Florida, Estados Unidos de América, identificada con EIN 61-2001549 (expediente estatal L21000359862), con domicilio principal en 7630 NW 25 Street # 2B, Miami, FL 33122, Estados Unidos ("Bitsideas", "nosotros"), que ofrece el Servicio a empresas Cliente en Colombia y en otros países. Producto: THOMAS by Bitsideas, plataforma SaaS de gestión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) (el "Servicio" o "THOMAS").

1. Definiciones

Para efectos de estos Términos y Condiciones (los "Términos"):

suscripción y sobre cuyos trabajadores, contratistas y centros de trabajo se usa el Servicio.

vinculada al Cliente, incluyendo administradores, supervisores SST, superintendentes y demás roles habilitados por el Cliente.

sin crear una cuenta ni iniciar sesión, accede al Portal de Autogestión de Contratistas mediante un enlace único de acceso (ver cláusula 3.4) para cargar su documentación de cumplimiento SST.

Contratistas Portal ingresan, cargan o generan dentro del Servicio.

2. Aceptación del contrato

Estos Términos, junto con la Política de Tratamiento de Datos Personales publicada en el mismo sitio, constituyen el acuerdo completo entre Bitsideas y el Cliente para el uso de THOMAS. Al marcar la casilla de aceptación durante el registro, al hacer clic en "Comprar Suscripción" o cualquier botón equivalente, o al usar efectivamente el Servicio, el Cliente y la persona natural que actúa en su nombre declaran:

integridad;

(representación legal, apoderamiento o autorización equivalente); y

natural — el Servicio se ofrece bajo un modelo B2B (empresa a empresa).

De conformidad con la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico, la aceptación electrónica de este documento tiene plena validez y fuerza vinculante, equivalente a la firma manuscrita.

3. Descripción del Servicio

3.1. Naturaleza del Servicio

THOMAS es una plataforma SaaS multi-empresa (multi-tenant) para la gestión del SG-SST, que incluye, según el plan contratado, los siguientes módulos: matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos (GTC 45 / ISO 45001), gestión documental del ciclo PHVA, observaciones de comportamiento seguro/inseguro, investigación de incidentes y accidentes de trabajo, seguridad vial y Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV), cálculo de Horas Hombre Trabajadas (HHT) e indicadores de frecuencia y severidad, seguridad química y gestión de Residuos o Desechos Peligrosos (RESPEL), gestión de contratistas (incluyendo el Portal de Autogestión de Contratistas descrito en la cláusula 3.4), y centro de descargas de formatos y reportes.

3.2. Alcance y límites del Servicio

THOMAS es una herramienta tecnológica de apoyo a la gestión del SG-SST del Cliente. No sustituye el criterio profesional de un responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo licenciado, no constituye asesoría jurídica ni técnica en materia de SST, y no garantiza por sí sola el cumplimiento de la normativa de SST aplicable al Cliente en su país. Varios de los módulos de THOMAS (matriz de riesgos GTC 45, cálculo de HHT/IF/IS, PESV) están construidos sobre metodologías y umbrales normativos de origen colombiano (entre otros, el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019); cuando el Cliente opera en un país distinto a Colombia, es su responsabilidad evaluar si esas metodologías son aplicables o equivalentes a la normativa local de SST, o si requiere ajustes, criterio propio o herramientas adicionales para cumplir sus obligaciones locales. En todo caso, el Cliente es el único responsable de:

base en la información que esta genera cumplan con la normativa vigente aplicable a su actividad económica, sector, nivel de riesgo y país de operación;

vigente en su país, cuando aplique) para interpretar y actuar sobre la información gestionada en el Servicio; y

ministerio del ramo y demás autoridades competentes de su país, independientemente de su uso de THOMAS.

3.3. Disponibilidad de funcionalidades

Bitsideas podrá introducir, modificar, mejorar o descontinuar funcionalidades del Servicio en cualquier momento, procurando que los cambios materiales que afecten funcionalidades activamente usadas por el Cliente se comuniquen con antelación razonable. El conjunto exacto de módulos disponibles para el Cliente depende del plan contratado.

3.4. Portal de Autogestión de Contratistas

Como parte del módulo de Gestión de Contratistas, el Cliente puede generar enlaces únicos de acceso que permiten a sus empresas contratistas (los "Contratistas Portal") cargar su propia documentación de cumplimiento (afiliación ARL, PILA, pólizas, matriz de EPP, inducciones, certificaciones) sin necesidad de crear una cuenta de Usuario. El acceso a este portal se basa en la posesión de un enlace único no adivinable (token); el Cliente es responsable de distribuir ese enlace únicamente a la empresa contratista correspondiente. Ningún documento cargado por un Contratista Portal se aprueba automáticamente: todo ingreso queda en estado "En Revisión" hasta que un Usuario autorizado del Cliente lo evalúe y apruebe o rechace. Bitsideas no es parte de la relación contractual entre el Cliente y sus contratistas, y no valida la veracidad ni la vigencia de los documentos cargados más allá de lo que la propia plataforma reporte automáticamente (por ejemplo, fechas de vencimiento).

4. Cuentas y responsabilidades del Cliente

Cliente, incluyendo los datos de sus propios trabajadores, contratistas y terceros que ingrese o autorice ingresar a la plataforma.

personales necesarias de sus trabajadores y terceros antes de ingresar su información al Servicio (ver Política de Privacidad, sección 2).

Usuarios, de la correcta asignación de roles y permisos, y de las acciones realizadas bajo las cuentas de sus Usuarios.

uso no autorizado de sus cuentas del que tenga conocimiento, a través de los canales indicados en la cláusula 15.

quien será el canal válido para las comunicaciones contractuales de Bitsideas hacia el Cliente.

5. Usos prohibidos

El Cliente y sus Usuarios se obligan a no, y a no permitir que terceros:

del Cliente;

plataforma, acceder a datos de otro Cliente, o realizar pruebas de seguridad no autorizadas por escrito por Bitsideas;

del Servicio, salvo en la medida en que la ley lo permita de forma imperativa;

autorizados como si fuera propio, sin acuerdo escrito de Bitsideas;

intelectual o de datos personales de terceros; o

fuera de las funciones de exportación provistas por la propia plataforma.

El incumplimiento de esta cláusula habilita a Bitsideas a suspender el acceso conforme a la cláusula 11, sin perjuicio de las demás acciones legales a que haya lugar.

6. Suscripción, precios y facturación

o anual, según el ciclo de facturación elegido), calculado según el plan y el número de trabajadores registrado por el Cliente al momento de la contratación, con los precios vigentes publicados en el sitio.

completos de tarjeta de crédito o débito; esa información es capturada y tokenizada directamente por Stripe.

por el mismo período, salvo que el Cliente la cancele conforme a la cláusula 6.4 antes de la fecha de renovación.

panel de suscripción; la cancelación impide el próximo cobro, pero no genera reembolso del período ya facturado, salvo lo dispuesto en la cláusula 7.

vigente, Bitsideas podrá ajustar la tarifa al plan correspondiente a partir del siguiente ciclo de facturación, previa notificación.

anticipación mediante notificación al correo del administrador de la cuenta; el ajuste aplica a partir del siguiente ciclo de facturación posterior al aviso.

Servicio conforme a la cláusula 11, previa notificación, sin que ello exima al Cliente de las sumas adeudadas ni de los intereses moratorios que resulten aplicables conforme a la ley.

7. Política de cancelación y reembolsos

Servicio se mantiene hasta el final del período ya pagado.

servicio digital de ejecución inmediata y continuada, no aplica el derecho de retracto de que trata el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, propio de relaciones de consumo con personas naturales.

casos de error de facturación comprobado, cobro duplicado, o indisponibilidad prolongada del Servicio imputable a Bitsideas que exceda los umbrales descritos en la cláusula 8. Toda solicitud de reembolso debe dirigirse a los canales de la cláusula 15 dentro de los treinta (30) días siguientes al cobro cuestionado.

8. Disponibilidad del Servicio

Bitsideas hace esfuerzos comercialmente razonables para mantener el Servicio disponible de forma continua, pero no garantiza disponibilidad ininterrumpida ni libre de errores. El Servicio puede estar sujeto a ventanas de mantenimiento programado, que se notificarán con antelación razonable cuando sean previsibles, así como a interrupciones no programadas por causas técnicas, de proveedores de infraestructura, o de fuerza mayor (cláusula 14). Bitsideas no ofrece actualmente un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) formal con créditos de servicio; cualquier compromiso de disponibilidad específico deberá pactarse por escrito en un anexo comercial independiente para los planes que lo requieran.

9. Propiedad intelectual

demás elementos distintivos de la plataforma son propiedad de Bitsideas LLC o de sus licenciantes, y están protegidos por la legislación colombiana e internacional de propiedad intelectual. Estos Términos no transfieren ningún derecho de propiedad intelectual sobre el Servicio al Cliente, más allá de una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible para acceder y usar THOMAS durante la vigencia de la suscripción.

usará los Datos del Cliente para fines distintos a la prestación del Servicio, salvo autorización expresa del Cliente (por ejemplo, para generar estadísticas agregadas y anonimizadas que no permitan identificar al Cliente ni a sus trabajadores).

mostrar los Datos del Cliente en la medida estrictamente necesaria para prestar el Servicio.

10. Confidencialidad

Ambas Partes se obligan a mantener confidencial la información no pública de la otra Parte a la que tengan acceso con ocasión de la relación contractual (incluyendo los Datos del Cliente, información comercial, técnica y financiera), y a no usarla para fines distintos a la ejecución del Servicio, salvo que su divulgación sea requerida por autoridad competente, en cuyo caso la Parte requerida notificará a la otra tan pronto como la ley se lo permita. Esta obligación sobrevive a la terminación del contrato por un período de dos (2) años.

11. Suspensión y terminación

cláusula 6.4; la cancelación aplica al final del ciclo de facturación vigente.

de: (i) impago tras notificación y un período de gracia razonable; (ii) incumplimiento de estos Términos, en particular de los usos prohibidos de la cláusula 5; o (iii) uso que represente un riesgo de seguridad razonablemente identificado para el Cliente, para otros clientes de la plataforma multi-empresa o para la integridad del Servicio.

urgencia del riesgo de seguridad haga razonable la suspensión inmediata, en cuyo caso se notificará sin demora injustificada tras la suspensión.

exportación de sus Datos del Cliente dentro de un plazo de treinta (30) días calendario siguientes a la terminación; transcurrido ese plazo sin que medie solicitud, Bitsideas podrá eliminarlos de forma definitiva de sus sistemas productivos, sujeto a los períodos de retención en copias de seguridad descritos en la Política de Privacidad y a cualquier obligación legal de conservación que le sea aplicable.

12. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley colombiana:

garantías de que estará libre de errores, interrupciones o vulnerabilidades, más allá de los esfuerzos razonables descritos en estos Términos.

cumplimiento normativo que el Cliente o sus Usuarios tomen con base en la información generada por la plataforma; dicha responsabilidad corresponde exclusivamente al Cliente y a su personal responsable de SST, conforme a la cláusula 3.2.

oportunidad de negocio o daños consecuenciales derivados del uso o la imposibilidad de uso del Servicio.

reclamación relacionada con el Servicio, cualquiera sea su causa, se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente a Bitsideas en los doce (12) meses anteriores al hecho que originó la reclamación.

ser excluida o limitada bajo la ley colombiana aplicable, incluyendo los casos de dolo o culpa grave de Bitsideas.

13. Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne a Bitsideas frente a reclamaciones de terceros derivadas de: (i) los Datos del Cliente, incluyendo su licitud y las autorizaciones de tratamiento correspondientes; (ii) el uso del Servicio en violación de estos Términos o de la ley aplicable; o (iii) la relación del Cliente con sus propios trabajadores, contratistas o Contratistas Portal.

14. Fuerza mayor

Ninguna de las Partes será responsable por el incumplimiento o retraso en el cumplimiento de sus obligaciones (distintas de las obligaciones de pago) cuando dicho incumplimiento se deba a causas de fuerza mayor o caso fortuito conforme al artículo 64 del Código Civil colombiano, incluyendo fallas generalizadas de proveedores de infraestructura en la nube, cortes de conectividad a Internet ajenos a Bitsideas, desastres naturales, actos de autoridad, o conflictos sociales o armados.

15. Notificaciones y contacto

Las comunicaciones contractuales entre las Partes se realizarán por correo electrónico: Bitsideas se dirigirá al correo del administrador de cuenta registrado por el Cliente, y el Cliente se dirigirá a [email protected]. Para soporte técnico y comercial general, el Cliente puede usar los canales publicados en el sitio.

16. Cesión

El Cliente no podrá ceder su posición contractual sin consentimiento previo y escrito de Bitsideas. Bitsideas podrá ceder este contrato en el marco de una fusión, adquisición o venta sustancial de activos, notificando al Cliente con antelación razonable.

17. Integridad del acuerdo

Estos Términos y la Política de Privacidad constituyen el acuerdo íntegro entre las Partes respecto de su objeto, y reemplazan cualquier entendimiento previo, verbal o escrito, sobre la misma materia. Si alguna cláusula fuera declarada inválida o inejecutable por autoridad competente, las demás cláusulas mantendrán plena vigencia.

18. Ley aplicable y resolución de disputas

Bitsideas presta el Servicio a Clientes en Colombia y en otros países de Latinoamérica. No obstante que Bitsideas es una compañía constituida en el Estado de Florida, Estados Unidos, y con independencia del país donde esté domiciliado el Cliente, las Partes acuerdan someter este contrato a un único marco legal y jurisdiccional para simplificar su ejecución: la ley y los jueces de Colombia, país de origen regulatorio del Servicio (cláusula 3.2). Estos Términos se rigen e interpretan conforme a las leyes de la República de Colombia, sin perjuicio de las normas imperativas de protección al consumidor o de foro que la ley del país del Cliente pueda establecer de forma irrenunciable. Cualquier controversia derivada de estos Términos que no se resuelva mediante negociación directa dentro de los treinta (30) días siguientes a su surgimiento, se someterá a la jurisdicción ordinaria de los jueces competentes de Bogotá D.C., salvo que las Partes acuerden por escrito someterla a arbitraje ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, conforme a su reglamento.

19. Modificaciones

Bitsideas podrá modificar estos Términos en cualquier momento, con notificación previa de al menos quince (15) días calendario al correo del administrador de la cuenta para cambios materiales. El uso continuado del Servicio después de la fecha de entrada en vigor de los cambios constituye aceptación de los mismos; si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar su suscripción conforme a la cláusula 6.4 antes de dicha fecha.

20. Contacto

Para preguntas sobre estos Términos, escribir a [email protected].