THOMAS

Termini e Condizioni d'Uso — THOMAS by Bitsideas

Nota redazionale: questo documento è una traduzione della versione ufficiale in spagnolo (`terminos-y-condiciones.md`); in caso di discrepanza tra le due, prevale la versione spagnola, poiché il diritto colombiano e i tribunali di Bogotá sono il quadro scelto (clausola 18). Bitsideas LLC è una società statunitense che fornisce il Servizio ad aziende in Colombia e in altri paesi dell'America Latina. La legge colombiana e i tribunali di Bogotá D.C. sono stati scelti come quadro predefinito (clausola 18) perché il Servizio è nato ed è più densamente regolato attorno alla normativa colombiana di SST (clausola 3.2) — non perché la Colombia sia l'unico mercato. Questa è una scelta di strategia legale ragionevole per un contratto quadro multi-paese con un'unica legge e un unico foro, ma conviene confermarla con un avvocato, specialmente se qualche paese dove Bitsideas vende impone per legge norme imperative di tutela del consumatore o di foro locale che non possono essere derogate per accordo. I dati identificativi di Bitsideas LLC (EIN, sede legale) sono stati ricavati dal suo registro pubblico presso la Florida Division of Corporations (Sunbiz.org, pratica L21000359862) — verificare che siano ancora attuali al momento della pubblicazione. Si raccomanda una revisione finale da parte di un avvocato prima della pubblicazione.

Ultimo aggiornamento: 14 agosto 2026 Fornitore del servizio: Bitsideas LLC, società a responsabilità limitata costituita secondo le leggi dello Stato della Florida, Stati Uniti d'America, identificata con EIN 61-2001549 (pratica statale L21000359862), con sede legale principale in 7630 NW 25 Street # 2B, Miami, FL 33122, Stati Uniti ("Bitsideas", "noi"), che offre il Servizio ad aziende Cliente in Colombia e in altri paesi. Prodotto: THOMAS by Bitsideas, piattaforma SaaS per la gestione del Sistema di Gestione della Sicurezza e Salute sul Lavoro (SG-SST) (il "Servizio" o "THOMAS").

1. Definizioni

Ai fini dei presenti Termini e Condizioni (i "Termini"):

un piano di abbonamento e sui cui lavoratori, appaltatori e sedi operative viene utilizzato il Servizio.

account collegato al Cliente, inclusi amministratori, supervisori SST, responsabili e altri ruoli abilitati dal Cliente.

Cliente che, senza creare un account né effettuare l'accesso, accede al Portale di Autogestione degli Appaltatori tramite un link di accesso univoco (vedi clausola 3.4) per caricare la propria documentazione di conformità in materia di SST.

Utenti o gli Appaltatori Portale inseriscono, caricano o generano all'interno del Servizio.

2. Accettazione del contratto

I presenti Termini, insieme all'Informativa sul Trattamento dei Dati Personali pubblicata sullo stesso sito, costituiscono l'accordo completo tra Bitsideas e il Cliente per l'uso di THOMAS. Selezionando la casella di accettazione durante la registrazione, cliccando su "Acquista Abbonamento" o un pulsante equivalente, oppure utilizzando effettivamente il Servizio, il Cliente e la persona fisica che agisce per suo conto dichiarano di:

sulla Privacy;

(rappresentanza legale, procura o autorizzazione equivalente); e

persona fisica — il Servizio è offerto secondo un modello B2B (azienda-azienda).

Conformemente alla legge colombiana 527 del 1999 sul commercio elettronico, l'accettazione elettronica del presente documento ha piena validità e forza vincolante, equivalente alla firma autografa.

3. Descrizione del Servizio

3.1. Natura del Servizio

THOMAS è una piattaforma SaaS multi-azienda (multi-tenant) per la gestione del SG-SST, che include, in base al piano sottoscritto, i seguenti moduli: matrice di identificazione dei pericoli e valutazione dei rischi (GTC 45 / ISO 45001), gestione documentale del ciclo PDCA, osservazioni di comportamento sicuro/insicuro, indagine su incidenti e infortuni sul lavoro, sicurezza stradale e Piano Strategico di Sicurezza Stradale (PESV), calcolo delle Ore Uomo Lavorate (HHT) e indicatori di frequenza e gravità, sicurezza chimica e gestione dei rifiuti pericolosi (RESPEL), gestione degli appaltatori (incluso il Portale di Autogestione degli Appaltatori descritto nella clausola 3.4), e centro download di moduli e report.

3.2. Ambito e limiti del Servizio

THOMAS è uno strumento tecnologico di supporto alla gestione del SG-SST del Cliente. Non sostituisce il giudizio professionale di un responsabile della Sicurezza e Salute sul Lavoro abilitato, non costituisce consulenza legale o tecnica in materia di SST, e non garantisce da solo la conformità alla normativa di SST applicabile al Cliente nel proprio paese. Diversi moduli di THOMAS (matrice dei rischi GTC 45, calcolo di HHT/IF/IS, PESV) sono costruiti su metodologie e soglie normative di origine colombiana (tra l'altro, il Decreto 1072 del 2015 e la Risoluzione 0312 del 2019); quando il Cliente opera in un paese diverso dalla Colombia, è sua responsabilità valutare se tali metodologie sono applicabili o equivalenti alla normativa locale di SST, o se richiede adeguamenti, giudizio proprio o strumenti aggiuntivi per adempiere ai propri obblighi locali. In ogni caso, il Cliente è l'unico responsabile di:

prese sulla base delle informazioni da essa generate siano conformi alla normativa vigente applicabile alla propria attività economica, settore, livello di rischio e paese di operazione;

SST valida nel proprio paese, ove applicabile) per interpretare e agire sulle informazioni gestite nel Servizio; e

sul lavoro, il ministero competente e le altre autorità competenti del proprio paese, indipendentemente dall'uso di THOMAS.

3.3. Disponibilità delle funzionalità

Bitsideas potrà introdurre, modificare, migliorare o dismettere funzionalità del Servizio in qualsiasi momento, cercando di comunicare con ragionevole anticipo le modifiche sostanziali che interessino funzionalità attivamente utilizzate dal Cliente. L'insieme esatto dei moduli disponibili per il Cliente dipende dal piano sottoscritto.

3.4. Portale di Autogestione degli Appaltatori

Come parte del modulo di Gestione degli Appaltatori, il Cliente può generare link di accesso univoci che consentono alle proprie aziende appaltatrici (gli "Appaltatori Portale") di caricare la propria documentazione di conformità (affiliazione assicurativa infortuni, contributi previdenziali, polizze, matrice DPI, corsi di induzione, certificazioni) senza dover creare un account Utente. L'accesso a questo portale si basa sul possesso di un link univoco non intuibile (token); il Cliente è responsabile di distribuire tale link esclusivamente all'azienda appaltatrice corrispondente. Nessun documento caricato da un Appaltatore Portale viene approvato automaticamente: ogni invio rimane in stato "In Revisione" finché un Utente autorizzato del Cliente non lo valuta approvandolo o rifiutandolo. Bitsideas non è parte del rapporto contrattuale tra il Cliente e i suoi appaltatori, e non convalida la veridicità né la validità dei documenti caricati oltre a quanto la piattaforma stessa segnali automaticamente (ad esempio, le date di scadenza).

4. Account e responsabilità del Cliente

Cliente, inclusi i dati dei propri lavoratori, appaltatori e terzi che inserisce o autorizza a inserire nella piattaforma.

dati personali necessarie dai propri lavoratori e terzi prima di inserire le loro informazioni nel Servizio (vedi Informativa sulla Privacy, sezione 2).

Utenti, della corretta assegnazione di ruoli e permessi, e delle azioni compiute con gli account dei propri Utenti.

qualsiasi uso non autorizzato dei propri account di cui venga a conoscenza, attraverso i canali indicati nella clausola 15.

dell'account, che sarà il canale valido per le comunicazioni contrattuali di Bitsideas verso il Cliente.

5. Usi vietati

Il Cliente e i suoi Utenti si impegnano a non, e a non consentire a terzi di:

SG-SST proprio del Cliente;

piattaforma, accedere ai dati di un altro Cliente, o effettuare test di sicurezza non autorizzati per iscritto da Bitsideas;

codice sorgente del Servizio, salvo nella misura in cui la legge lo consenta in modo imperativo;

di terzi non autorizzati come se fosse proprio, senza accordo scritto di Bitsideas;

proprietà intellettuale o di dati personali di terzi; o

al di fuori delle funzioni di esportazione fornite dalla piattaforma stessa.

La violazione di questa clausola abilita Bitsideas a sospendere l'accesso ai sensi della clausola 11, fatte salve le altre azioni legali esperibili.

6. Abbonamento, prezzi e fatturazione

ricorrente (mensile o annuale, a seconda del ciclo di fatturazione scelto), calcolato in base al piano e al numero di lavoratori registrato dal Cliente al momento della sottoscrizione, ai prezzi vigenti pubblicati sul sito.

numeri completi delle carte di credito o debito; tali informazioni sono acquisite e tokenizzate direttamente da Stripe.

fatturazione per lo stesso periodo, salvo che il Cliente lo annulli ai sensi della clausola 6.4 prima della data di rinnovo.

pannello dell'abbonamento; l'annullamento impedisce il prossimo addebito, ma non genera rimborso del periodo già fatturato, salvo quanto previsto dalla clausola 7.

vigente, Bitsideas potrà adeguare la tariffa al piano corrispondente a partire dal ciclo di fatturazione successivo, previa notifica.

giorni di anticipo mediante notifica all'email dell'amministratore dell'account; l'adeguamento si applica a partire dal ciclo di fatturazione successivo alla notifica.

Servizio ai sensi della clausola 11, previa notifica, senza che ciò esoneri il Cliente dalle somme dovute né dagli interessi di mora applicabili ai sensi di legge.

7. Politica di annullamento e rimborsi

l'accesso al Servizio rimane attivo fino al termine del periodo già pagato.

servizio digitale a esecuzione immediata e continuativa, non si applica il diritto di recesso di cui all'articolo 47 della legge colombiana 1480 del 2011, proprio dei rapporti di consumo con persone fisiche.

totali in caso di errore di fatturazione comprovato, addebito duplicato, o indisponibilità prolungata del Servizio imputabile a Bitsideas che superi le soglie descritte nella clausola 8. Ogni richiesta di rimborso deve essere inviata ai canali della clausola 15 entro trenta (30) giorni dall'addebito contestato.

8. Disponibilità del Servizio

Bitsideas compie sforzi commercialmente ragionevoli per mantenere il Servizio disponibile in modo continuo, ma non garantisce disponibilità ininterrotta né priva di errori. Il Servizio può essere soggetto a finestre di manutenzione programmata, che saranno comunicate con ragionevole anticipo quando prevedibili, oltre a interruzioni non programmate per cause tecniche, di fornitori di infrastruttura, o di forza maggiore (clausola 14). Bitsideas non offre attualmente un Accordo sul Livello di Servizio (SLA) formale con crediti di servizio; qualsiasi impegno specifico di disponibilità dovrà essere concordato per iscritto in un allegato commerciale separato per i piani che lo richiedano.

9. Proprietà intellettuale

Bitsideas e gli altri elementi distintivi della piattaforma sono di proprietà di Bitsideas LLC o dei suoi licenzianti, e sono protetti dalla legislazione colombiana e internazionale sulla proprietà intellettuale. I presenti Termini non trasferiscono al Cliente alcun diritto di proprietà intellettuale sul Servizio, oltre a una licenza d'uso limitata, non esclusiva e non trasferibile per accedere e utilizzare THOMAS durante la vigenza dell'abbonamento.

utilizzerà i Dati del Cliente per finalità diverse dalla fornitura del Servizio, salvo autorizzazione espressa del Cliente (ad esempio, per generare statistiche aggregate e anonimizzate che non consentano di identificare il Cliente né i suoi lavoratori).

elaborare e visualizzare i Dati del Cliente nella misura strettamente necessaria per fornire il Servizio.

10. Riservatezza

Entrambe le Parti si impegnano a mantenere riservate le informazioni non pubbliche dell'altra Parte a cui abbiano accesso in ragione del rapporto contrattuale (inclusi i Dati del Cliente e le informazioni commerciali, tecniche e finanziarie), e a non utilizzarle per finalità diverse dall'esecuzione del Servizio, salvo che la loro divulgazione sia richiesta da un'autorità competente, nel qual caso la Parte richiesta notificherà l'altra non appena la legge lo consenta. Tale obbligo sopravvive alla cessazione del contratto per un periodo di due (2) anni.

11. Sospensione e cessazione

sensi della clausola 6.4; l'annullamento si applica al termine del ciclo di fatturazione vigente.

parzialmente, in caso di: (i) mancato pagamento dopo notifica e un ragionevole periodo di grazia; (ii) violazione dei presenti Termini, in particolare degli usi vietati di cui alla clausola 5; o (iii) uso che rappresenti un rischio per la sicurezza ragionevolmente identificato per il Cliente, per altri clienti della piattaforma multi-azienda o per l'integrità del Servizio.

l'urgenza del rischio per la sicurezza renda ragionevole la sospensione immediata, nel qual caso la notifica avverrà senza ingiustificato ritardo dopo la sospensione.

l'esportazione dei propri Dati del Cliente entro trenta (30) giorni di calendario dalla cessazione; decorso tale termine senza richiesta, Bitsideas potrà eliminarli definitivamente dai propri sistemi produttivi, fatti salvi i periodi di conservazione nelle copie di backup descritti nell'Informativa sulla Privacy e qualsiasi obbligo legale di conservazione a essa applicabile.

12. Limitazione di responsabilità

Nella misura massima consentita dalla legge colombiana:

disponibilità", senza garanzie di essere privo di errori, interruzioni o vulnerabilità, oltre agli sforzi ragionevoli descritti nei presenti Termini.

conformità normativa che il Cliente o i suoi Utenti prendano sulla base delle informazioni generate dalla piattaforma; tale responsabilità spetta esclusivamente al Cliente e al proprio personale responsabile della SST, ai sensi della clausola 3.2.

perdita di opportunità commerciali o danni consequenziali derivanti dall'uso o dall'impossibilità di utilizzare il Servizio.

qualsiasi reclamo relativo al Servizio, qualunque ne sia la causa, è limitata all'importo effettivamente pagato dal Cliente a Bitsideas nei dodici (12) mesi precedenti il fatto che ha originato il reclamo.

responsabilità che non può essere esclusa o limitata ai sensi della legge colombiana applicabile, inclusi i casi di dolo o colpa grave di Bitsideas.

13. Manleva

Il Cliente terrà indenne Bitsideas da reclami di terzi derivanti da: (i) i Dati del Cliente, inclusa la loro liceità e le relative autorizzazioni al trattamento; (ii) l'uso del Servizio in violazione dei presenti Termini o della legge applicabile; o (iii) il rapporto del Cliente con i propri lavoratori, appaltatori o Appaltatori Portale.

14. Forza maggiore

Nessuna delle Parti sarà responsabile per l'inadempimento o il ritardo nell'adempimento delle proprie obbligazioni (diverse dalle obbligazioni di pagamento) quando tale inadempimento sia dovuto a cause di forza maggiore o caso fortuito ai sensi dell'articolo 64 del Codice Civile colombiano, inclusi guasti generalizzati di fornitori di infrastruttura cloud, interruzioni di connettività Internet non imputabili a Bitsideas, disastri naturali, atti dell'autorità, o conflitti sociali o armati.

15. Comunicazioni e contatti

Le comunicazioni contrattuali tra le Parti avverranno via email: Bitsideas si rivolgerà all'email dell'amministratore dell'account registrato dal Cliente, e il Cliente si rivolgerà a [email protected]. Per il supporto tecnico e commerciale generale, il Cliente può utilizzare i canali pubblicati sul sito.

16. Cessione

Il Cliente non potrà cedere la propria posizione contrattuale senza il previo consenso scritto di Bitsideas. Bitsideas potrà cedere il presente contratto nell'ambito di una fusione, acquisizione o vendita sostanziale di attività, notificando il Cliente con ragionevole anticipo.

17. Integralità dell'accordo

I presenti Termini e l'Informativa sulla Privacy costituiscono l'accordo integrale tra le Parti riguardo al loro oggetto, e sostituiscono qualsiasi precedente intesa, orale o scritta, sulla stessa materia. Se una clausola fosse dichiarata invalida o inapplicabile da un'autorità competente, le restanti clausole manterranno piena efficacia.

18. Legge applicabile e risoluzione delle controversie

Bitsideas fornisce il Servizio a Clienti in Colombia e in altri paesi dell'America Latina. Nonostante Bitsideas sia una società costituita nello Stato della Florida, Stati Uniti, e indipendentemente dal paese di domicilio del Cliente, le Parti concordano di sottoporre il presente contratto a un'unica cornice legale e giurisdizionale per semplificarne l'esecuzione: la legge e i tribunali della Colombia, paese di origine regolatoria del Servizio (clausola 3.2). I presenti Termini sono disciplinati e interpretati secondo le leggi della Repubblica di Colombia, fatte salve le norme imperative di tutela del consumatore o di foro che la legge del paese del Cliente possa stabilire in modo non derogabile. Qualsiasi controversia derivante dai presenti Termini che non sia risolta mediante negoziazione diretta entro trenta (30) giorni dal suo insorgere sarà sottoposta alla giurisdizione ordinaria dei tribunali competenti di Bogotá D.C., salvo che le Parti concordino per iscritto di sottoporla ad arbitrato presso il Centro di Arbitrato e Conciliazione della Camera di Commercio di Bogotá, conformemente al suo regolamento.

19. Modifiche

Bitsideas potrà modificare i presenti Termini in qualsiasi momento, con preavviso di almeno quindici (15) giorni di calendario via email all'amministratore dell'account per le modifiche sostanziali. L'uso continuato del Servizio dopo la data di entrata in vigore delle modifiche costituisce accettazione delle stesse; se il Cliente non è d'accordo, può annullare il proprio abbonamento ai sensi della clausola 6.4 prima di tale data.

20. Contatti

Per domande sui presenti Termini, scrivere a [email protected].