THOMAS

Termos e Condições de Uso — THOMAS by Bitsideas

Nota de redação: este documento é uma tradução da versão oficial em espanhol (`terminos-y-condiciones.md`); em caso de qualquer divergência entre as duas, prevalece a versão em espanhol, já que o direito colombiano e os tribunais de Bogotá são o marco escolhido (cláusula 18). A Bitsideas LLC é uma empresa estadunidense que presta o Serviço a empresas na Colômbia e em outros países da América Latina. A lei colombiana e os tribunais de Bogotá D.C. foram escolhidos como marco padrão (cláusula 18) porque o Serviço nasceu e está mais densamente regulado em torno da normativa colombiana de SST (cláusula 3.2) — não porque a Colômbia seja o único mercado. Esta é uma escolha de estratégia jurídica razoável para um contrato-quadro multi-país com uma única lei e um único foro, mas convém confirmá-la com um advogado, especialmente se algum país onde a Bitsideas venda impuser por lei normas imperativas de proteção ao consumidor ou de foro local que não possam ser afastadas por acordo. Os dados de identificação da Bitsideas LLC (EIN, domicílio) foram obtidos de seu registro público perante a Florida Division of Corporations (Sunbiz.org, processo L21000359862) — verificar se continuam vigentes no momento da publicação. Recomenda-se uma revisão final por um advogado antes da publicação.

Última atualização: 14 de agosto de 2026 Prestador do serviço: Bitsideas LLC, sociedade de responsabilidade limitada constituída sob as leis do Estado da Flórida, Estados Unidos da América, identificada com EIN 61-2001549 (processo estadual L21000359862), com domicílio principal em 7630 NW 25 Street # 2B, Miami, FL 33122, Estados Unidos ("Bitsideas", "nós"), que oferece o Serviço a empresas Cliente na Colômbia e em outros países. Produto: THOMAS by Bitsideas, plataforma SaaS de gestão do Sistema de Gestão de Segurança e Saúde no Trabalho (SG-SST) (o "Serviço" ou "THOMAS").

1. Definições

Para os fins destes Termos e Condições (os "Termos"):

plano de assinatura e sobre cujos trabalhadores, contratados e centros de trabalho o Serviço é utilizado.

vinculada ao Cliente, incluindo administradores, supervisores de SST, superintendentes e demais perfis habilitados pelo Cliente.

que, sem criar conta nem efetuar login, acessa o Portal de Autogestão de Contratados por meio de um link único de acesso (ver cláusula 3.4) para carregar sua documentação de conformidade em SST.

os Contratados Portal inserem, carregam ou geram dentro do Serviço.

2. Aceitação do contrato

Estes Termos, junto com a Política de Tratamento de Dados Pessoais publicada no mesmo site, constituem o acordo completo entre a Bitsideas e o Cliente para o uso do THOMAS. Ao marcar a caixa de aceitação durante o cadastro, ao clicar em "Comprar Assinatura" ou botão equivalente, ou ao efetivamente usar o Serviço, o Cliente e a pessoa física que atua em seu nome declaram:

integralidade;

(representação legal, procuração ou autorização equivalente); e

física — o Serviço é oferecido sob um modelo B2B (empresa a empresa).

Em conformidade com a Lei colombiana 527 de 1999 sobre comércio eletrônico, a aceitação eletrônica deste documento tem plena validade e força vinculante, equivalente à assinatura manuscrita.

3. Descrição do Serviço

3.1. Natureza do Serviço

O THOMAS é uma plataforma SaaS multiempresa (multi-tenant) para a gestão do SG-SST, que inclui, conforme o plano contratado, os seguintes módulos: matriz de identificação de perigos e avaliação de riscos (GTC 45 / ISO 45001), gestão documental do ciclo PDCA, observações de comportamento seguro/inseguro, investigação de incidentes e acidentes de trabalho, segurança viária e Plano Estratégico de Segurança Viária (PESV), cálculo de Horas Homem Trabalhadas (HHT) e indicadores de frequência e gravidade, segurança química e gestão de resíduos perigosos (RESPEL), gestão de contratados (incluindo o Portal de Autogestão de Contratados descrito na cláusula 3.4), e central de downloads de formulários e relatórios.

3.2. Alcance e limites do Serviço

O THOMAS é uma ferramenta tecnológica de apoio à gestão do SG-SST do Cliente. Não substitui o critério profissional de um responsável de Segurança e Saúde no Trabalho licenciado, não constitui assessoria jurídica nem técnica em matéria de SST, e não garante por si só o cumprimento da normativa de SST aplicável ao Cliente em seu país. Vários dos módulos do THOMAS (matriz de riscos GTC 45, cálculo de HHT/IF/IS, PESV) são construídos sobre metodologias e parâmetros normativos de origem colombiana (entre outros, o Decreto 1072 de 2015 e a Resolução 0312 de 2019); quando o Cliente opera em um país diferente da Colômbia, é sua responsabilidade avaliar se essas metodologias são aplicáveis ou equivalentes à normativa local de SST, ou se requer ajustes, critério próprio ou ferramentas adicionais para cumprir suas obrigações locais. Em todo caso, o Cliente é o único responsável por:

base na informação por ela gerada cumpram a normativa vigente aplicável à sua atividade econômica, setor, nível de risco e país de operação;

vigente em seu país, quando aplicável) para interpretar e agir sobre a informação gerida no Serviço; e

ministério do ramo e demais autoridades competentes de seu país, independentemente de seu uso do THOMAS.

3.3. Disponibilidade de funcionalidades

A Bitsideas poderá introduzir, modificar, aprimorar ou descontinuar funcionalidades do Serviço a qualquer momento, procurando comunicar com antecedência razoável as mudanças materiais que afetem funcionalidades ativamente usadas pelo Cliente. O conjunto exato de módulos disponíveis para o Cliente depende do plano contratado.

3.4. Portal de Autogestão de Contratados

Como parte do módulo de Gestão de Contratados, o Cliente pode gerar links únicos de acesso que permitem que suas empresas contratadas (os "Contratados Portal") carreguem sua própria documentação de conformidade (afiliação a seguro de acidentes de trabalho, folhas de contribuição, apólices, matriz de EPI, induções, certificações) sem precisar criar uma conta de Usuário. O acesso a esse portal baseia-se na posse de um link único não adivinhável (token); o Cliente é responsável por distribuir esse link somente à empresa contratada correspondente. Nenhum documento carregado por um Contratado Portal é aprovado automaticamente: todo envio permanece em status "Em Revisão" até que um Usuário autorizado do Cliente o avalie e aprove ou rejeite. A Bitsideas não é parte da relação contratual entre o Cliente e seus contratados, e não valida a veracidade nem a vigência dos documentos carregados além do que a própria plataforma reporte automaticamente (por exemplo, datas de vencimento).

4. Contas e responsabilidades do Cliente

Cliente, incluindo os dados de seus próprios trabalhadores, contratados e terceiros que insira ou autorize inserir na plataforma.

pessoais necessárias de seus trabalhadores e terceiros antes de inserir suas informações no Serviço (ver Política de Privacidade, seção 2).

Usuários, pela correta atribuição de perfis e permissões, e pelas ações realizadas sob as contas de seus Usuários.

qualquer uso não autorizado de suas contas do qual tenha conhecimento, pelos canais indicados na cláusula 15.

conta, que será o canal válido para as comunicações contratuais da Bitsideas ao Cliente.

5. Usos proibidos

O Cliente e seus Usuários se obrigam a não, e a não permitir que terceiros:

do Cliente;

acessar dados de outro Cliente, ou realizar testes de segurança não autorizados por escrito pela Bitsideas;

do Serviço, exceto na medida em que a lei o permita de forma imperativa;

autorizados como se fosse próprio, sem acordo escrito da Bitsideas;

propriedade intelectual ou de dados pessoais de terceiros; ou

fora das funções de exportação fornecidas pela própria plataforma.

O descumprimento desta cláusula habilita a Bitsideas a suspender o acesso conforme a cláusula 11, sem prejuízo das demais ações legais cabíveis.

6. Assinatura, preços e faturamento

(mensal ou anual, conforme o ciclo de faturamento escolhido), calculado segundo o plano e o número de trabalhadores registrado pelo Cliente no momento da contratação, com os preços vigentes publicados no site.

armazena números completos de cartão de crédito ou débito; essa informação é capturada e tokenizada diretamente pela Stripe.

faturamento pelo mesmo período, salvo se o Cliente a cancelar conforme a cláusula 6.4 antes da data de renovação.

painel de assinatura; o cancelamento impede a próxima cobrança, mas não gera reembolso do período já faturado, salvo o disposto na cláusula 7.

plano vigente, a Bitsideas poderá ajustar a tarifa ao plano correspondente a partir do ciclo de faturamento seguinte, mediante notificação prévia.

de antecedência mediante notificação ao e-mail do administrador da conta; o ajuste aplica-se a partir do ciclo de faturamento seguinte ao aviso.

cláusula 11, mediante notificação prévia, sem que isso isente o Cliente dos valores devidos nem dos juros de mora aplicáveis conforme a lei.

7. Política de cancelamento e reembolsos

Serviço mantém-se até o final do período já pago.

serviço digital de execução imediata e contínua, não se aplica o direito de arrependimento previsto no artigo 47 da Lei colombiana 1480 de 2011, próprio das relações de consumo com pessoas físicas.

em casos de erro de faturamento comprovado, cobrança duplicada, ou indisponibilidade prolongada do Serviço imputável à Bitsideas que exceda os limiares descritos na cláusula 8. Toda solicitação de reembolso deve ser dirigida aos canais da cláusula 15 dentro de trinta (30) dias após a cobrança questionada.

8. Disponibilidade do Serviço

A Bitsideas envida esforços comercialmente razoáveis para manter o Serviço disponível de forma contínua, mas não garante disponibilidade ininterrupta nem livre de erros. O Serviço pode estar sujeito a janelas de manutenção programada, que serão notificadas com antecedência razoável quando previsíveis, bem como a interrupções não programadas por causas técnicas, de provedores de infraestrutura, ou de força maior (cláusula 14). A Bitsideas não oferece atualmente um Acordo de Nível de Serviço (SLA) formal com créditos de serviço; qualquer compromisso específico de disponibilidade deverá ser pactuado por escrito em um anexo comercial independente para os planos que o exijam.

9. Propriedade intelectual

demais elementos distintivos da plataforma são de propriedade da Bitsideas LLC ou de seus licenciantes, e estão protegidos pela legislação colombiana e internacional de propriedade intelectual. Estes Termos não transferem nenhum direito de propriedade intelectual sobre o Serviço ao Cliente, além de uma licença de uso limitada, não exclusiva e intransferível para acessar e usar o THOMAS durante a vigência da assinatura.

não usará os Dados do Cliente para fins diferentes da prestação do Serviço, salvo autorização expressa do Cliente (por exemplo, para gerar estatísticas agregadas e anonimizadas que não permitam identificar o Cliente nem seus trabalhadores).

processar e exibir os Dados do Cliente na medida estritamente necessária para prestar o Serviço.

10. Confidencialidade

Ambas as Partes se obrigam a manter confidencial a informação não pública da outra Parte à qual tenham acesso em razão da relação contratual (incluindo os Dados do Cliente e informações comerciais, técnicas e financeiras), e a não usá-la para fins diferentes da execução do Serviço, salvo se sua divulgação for exigida por autoridade competente, caso em que a Parte requerida notificará a outra assim que a lei permitir. Essa obrigação sobrevive ao término do contrato por um período de dois (2) anos.

11. Suspensão e término

cláusula 6.4; o cancelamento aplica-se ao final do ciclo de faturamento vigente.

caso de: (i) inadimplemento após notificação e um período de carência razoável; (ii) descumprimento destes Termos, em particular os usos proibidos da cláusula 5; ou (iii) uso que represente um risco de segurança razoavelmente identificado para o Cliente, para outros clientes da plataforma multiempresa ou para a integridade do Serviço.

urgência do risco de segurança tornar razoável a suspensão imediata, caso em que a notificação ocorrerá sem demora injustificada após a suspensão.

exportação de seus Dados do Cliente dentro de um prazo de trinta (30) dias corridos após o término; transcorrido esse prazo sem solicitação, a Bitsideas poderá eliminá-los definitivamente de seus sistemas produtivos, sujeito aos períodos de retenção em cópias de segurança descritos na Política de Privacidade e a qualquer obrigação legal de conservação que lhe seja aplicável.

12. Limitação de responsabilidade

Na máxima medida permitida pela lei colombiana:

sem garantias de que estará livre de erros, interrupções ou vulnerabilidades, além dos esforços razoáveis descritos nestes Termos.

cumprimento normativo que o Cliente ou seus Usuários tomem com base na informação gerada pela plataforma; tal responsabilidade cabe exclusivamente ao Cliente e ao seu pessoal responsável por SST, conforme a cláusula 3.2.

perda de oportunidade de negócio ou danos consequenciais decorrentes do uso ou da impossibilidade de uso do Serviço.

qualquer reclamação relacionada ao Serviço, qualquer que seja sua causa, limita-se ao valor efetivamente pago pelo Cliente à Bitsideas nos doze (12) meses anteriores ao fato que originou a reclamação.

possa ser excluída ou limitada sob a lei colombiana aplicável, incluindo os casos de dolo ou culpa grave da Bitsideas.

13. Indenidade

O Cliente manterá a Bitsideas indene frente a reclamações de terceiros decorrentes de: (i) os Dados do Cliente, incluindo sua licitude e as autorizações de tratamento correspondentes; (ii) o uso do Serviço em violação a estes Termos ou à lei aplicável; ou (iii) a relação do Cliente com seus próprios trabalhadores, contratados ou Contratados Portal.

14. Força maior

Nenhuma das Partes será responsável pelo descumprimento ou atraso no cumprimento de suas obrigações (diferentes das obrigações de pagamento) quando tal descumprimento decorrer de força maior ou caso fortuito conforme o artigo 64 do Código Civil colombiano, incluindo falhas generalizadas de provedores de infraestrutura em nuvem, cortes de conectividade à Internet alheios à Bitsideas, desastres naturais, atos de autoridade, ou conflitos sociais ou armados.

15. Notificações e contato

As comunicações contratuais entre as Partes serão feitas por e-mail: a Bitsideas dirigir-se-á ao e-mail do administrador de conta registrado pelo Cliente, e o Cliente dirigir-se-á a [email protected]. Para suporte técnico e comercial geral, o Cliente pode usar os canais publicados no site.

16. Cessão

O Cliente não poderá ceder sua posição contratual sem consentimento prévio e por escrito da Bitsideas. A Bitsideas poderá ceder este contrato no âmbito de uma fusão, aquisição ou venda substancial de ativos, notificando o Cliente com antecedência razoável.

17. Integralidade do acordo

Estes Termos e a Política de Privacidade constituem o acordo íntegro entre as Partes quanto ao seu objeto, e substituem qualquer entendimento anterior, verbal ou escrito, sobre a mesma matéria. Se alguma cláusula for declarada inválida ou inexequível por autoridade competente, as demais cláusulas manterão plena vigência.

18. Lei aplicável e resolução de disputas

A Bitsideas presta o Serviço a Clientes na Colômbia e em outros países da América Latina. Não obstante a Bitsideas ser uma empresa constituída no Estado da Flórida, Estados Unidos, e independentemente do país de domicílio do Cliente, as Partes acordam submeter este contrato a um único marco legal e jurisdicional para simplificar sua execução: a lei e os tribunais da Colômbia, país de origem regulatória do Serviço (cláusula 3.2). Estes Termos regem-se e interpretam-se conforme as leis da República da Colômbia, sem prejuízo das normas imperativas de proteção ao consumidor ou de foro que a lei do país do Cliente possa estabelecer de forma irrenunciável. Qualquer controvérsia decorrente destes Termos que não se resolva mediante negociação direta dentro de trinta (30) dias após seu surgimento será submetida à jurisdição ordinária dos tribunais competentes de Bogotá D.C., salvo se as Partes acordarem por escrito submetê-la a arbitragem perante o Centro de Arbitragem e Conciliação da Câmara de Comércio de Bogotá, conforme seu regulamento.

19. Alterações

A Bitsideas poderá alterar estes Termos a qualquer momento, com notificação prévia de ao menos quinze (15) dias corridos ao e-mail do administrador da conta para mudanças materiais. O uso continuado do Serviço após a data de entrada em vigor das mudanças constitui aceitação delas; se o Cliente não concordar, poderá cancelar sua assinatura conforme a cláusula 6.4 antes dessa data.

20. Contato

Para perguntas sobre estes Termos, escrever para [email protected].