THOMAS

Allgemeine Geschäftsbedingungen — THOMAS by Bitsideas

Redaktioneller Hinweis: Dieses Dokument ist eine Übersetzung der maßgeblichen spanischen Fassung (`terminos-y-condiciones.md`); bei Abweichungen zwischen beiden Fassungen gilt die spanische Fassung, da kolumbianisches Recht und die Gerichte von Bogotá als Rahmen gewählt wurden (Klausel 18). Bitsideas LLC ist ein US-amerikanisches Unternehmen, das den Dienst Unternehmen in Kolumbien und anderen lateinamerikanischen Ländern anbietet. Kolumbianisches Recht und die Gerichte von Bogotá D.C. wurden als Standardrahmen gewählt (Klausel 18), weil der Dienst in Kolumbien entstand und am dichtesten um die kolumbianische Arbeitsschutz-Regulierung (SG-SST) herum reguliert ist (Klausel 3.2) — nicht weil Kolumbien der einzige Markt wäre. Dies ist eine vertretbare rechtliche Strategie für einen länderübergreifenden Rahmenvertrag mit einem einzigen Recht und einem einzigen Gerichtsstand, sollte aber anwaltlich bestätigt werden, insbesondere wenn ein Land, in dem Bitsideas verkauft, zwingende Verbraucherschutz- oder Gerichtsstandsregeln vorschreibt, die vertraglich nicht abbedungen werden können. Die Identifikationsdaten von Bitsideas LLC (EIN, Sitz) stammen aus ihrem öffentlichen Register bei der Florida Division of Corporations (Sunbiz.org, Aktenzeichen L21000359862) — vor Veröffentlichung auf Aktualität prüfen. Eine abschließende Prüfung durch einen zugelassenen Rechtsanwalt vor der Veröffentlichung wird empfohlen.

Letzte Aktualisierung: 14. August 2026 Diensteanbieter: Bitsideas LLC, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (*limited liability company*), gegründet nach dem Recht des Bundesstaates Florida, Vereinigte Staaten von Amerika, mit der EIN 61-2001549 (staatliches Aktenzeichen L21000359862), mit Hauptsitz in 7630 NW 25 Street # 2B, Miami, FL 33122, Vereinigte Staaten ("Bitsideas", "wir"), die den Dienst Kundenunternehmen in Kolumbien und anderen Ländern anbietet. Produkt: THOMAS by Bitsideas, eine SaaS-Plattform zur Verwaltung eines Arbeitsschutz-Managementsystems (des kolumbianischen "SG-SST") (der "Dienst" oder "THOMAS").

1. Begriffsbestimmungen

Für die Zwecke dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen (die "Bedingungen"):

einen Abonnementplan abschließt und über deren Arbeitnehmer, Auftragnehmer und Arbeitsstätten der Dienst genutzt wird.

verknüpftes Konto auf den Dienst zugreift, einschließlich Administratoren, Arbeitsschutzbeauftragten, Vorgesetzten und anderer vom Kunden freigeschalteter Rollen.

des Kunden, das ohne Erstellung eines Kontos oder Anmeldung über einen eindeutigen Zugangslink (siehe Klausel 3.4) auf das Auftragnehmer-Selbstbedienungsportal zugreift, um seine Arbeitsschutz-Compliance-Dokumentation hochzuladen.

Portal-Auftragnehmer innerhalb des Dienstes eingeben, hochladen oder erzeugen.

2. Annahme des Vertrags

Diese Bedingungen bilden zusammen mit der auf derselben Website veröffentlichten Datenschutzrichtlinie die vollständige Vereinbarung zwischen Bitsideas und dem Kunden über die Nutzung von THOMAS. Durch Ankreuzen des Zustimmungsfelds bei der Registrierung, durch Klicken auf "Abonnement kaufen" oder eine entsprechende Schaltfläche, oder durch die tatsächliche Nutzung des Dienstes erklären der Kunde und die für ihn handelnde natürliche Person:

akzeptiert zu haben;

binden (gesetzliche Vertretung, Bevollmächtigung oder gleichwertige Ermächtigung); und

Verbraucher als natürliche Person ist — der Dienst wird im B2B-Modell (Unternehmen an Unternehmen) angeboten.

Gemäß dem kolumbianischen Gesetz 527 von 1999 über den elektronischen Geschäftsverkehr hat die elektronische Annahme dieses Dokuments volle Gültigkeit und Bindungswirkung, gleichwertig einer eigenhändigen Unterschrift.

3. Beschreibung des Dienstes

3.1. Art des Dienstes

THOMAS ist eine mandantenfähige SaaS-Plattform (Multi-Tenant) zur Verwaltung des SG-SST, die je nach abgeschlossenem Plan folgende Module umfasst: Gefährdungsermittlung und Risikobewertungsmatrix (GTC 45 / ISO 45001), Dokumentenmanagement für den PDCA-Zyklus, Beobachtungen sicheren/unsicheren Verhaltens, Untersuchung von Vorfällen und Arbeitsunfällen, Verkehrssicherheit und Strategischer Verkehrssicherheitsplan (PESV), Berechnung geleisteter Arbeitsstunden (HHT) sowie Häufigkeits- und Schwereindikatoren, chemische Sicherheit und Gefahrstoffabfallmanagement, Auftragnehmerverwaltung (einschließlich des in Klausel 3.4 beschriebenen Auftragnehmer-Selbstbedienungsportals) sowie ein Download-Center für Formulare und Berichte.

3.2. Umfang und Grenzen des Dienstes

THOMAS ist ein technologisches Werkzeug zur Unterstützung des Arbeitsschutzmanagements des Kunden. Es ersetzt weder das fachliche Urteil einer lizenzierten Arbeitsschutzfachkraft noch stellt es eine rechtliche oder technische Beratung in Arbeitsschutzangelegenheiten dar, und es garantiert für sich allein nicht die Einhaltung der auf den Kunden in seinem Land anwendbaren Arbeitsschutzvorschriften. Mehrere THOMAS-Module (GTC-45-Risikomatrix, HHT/IF/IS-Berechnung, PESV) basieren auf Methoden und Regulierungsschwellen kolumbianischen Ursprungs (unter anderem Dekret 1072 von 2015 und Entschließung 0312 von 2019); wenn der Kunde in einem anderen Land als Kolumbien tätig ist, obliegt es ihm zu prüfen, ob diese Methoden auf die örtlichen Arbeitsschutzvorschriften anwendbar oder gleichwertig sind, oder ob er Anpassungen, eigenes Fachurteil oder zusätzliche Werkzeuge benötigt, um seinen örtlichen Pflichten nachzukommen. In jedem Fall ist der Kunde allein verantwortlich dafür,:

generierten Informationen beruhenden betrieblichen Entscheidungen den geltenden Vorschriften entsprechen, die auf seine Wirtschaftstätigkeit, Branche, Risikostufe und sein Betriebsland anwendbar sind;

Berufszulassung in seinem Land, soweit anwendbar), um die im Dienst verwalteten Informationen zu interpretieren und danach zu handeln; und

Ministerium und anderen zuständigen Behörden seines Landes nachzukommen, unabhängig von seiner Nutzung von THOMAS.

3.3. Verfügbarkeit von Funktionen

Bitsideas kann jederzeit Funktionen des Dienstes einführen, ändern, verbessern oder einstellen und wird sich bemühen, wesentliche Änderungen, die vom Kunden aktiv genutzte Funktionen betreffen, mit angemessenem Vorlauf mitzuteilen. Der genaue Funktionsumfang, der dem Kunden zur Verfügung steht, hängt vom abgeschlossenen Plan ab.

3.4. Auftragnehmer-Selbstbedienungsportal

Im Rahmen des Auftragnehmerverwaltungsmoduls kann der Kunde eindeutige Zugangslinks generieren, die es seinen Auftragnehmerunternehmen (den "Portal-Auftragnehmern") ermöglichen, ihre eigene Compliance-Dokumentation (Berufsgenossenschaftsmitgliedschaft, Sozialabgaben-Nachweise, Versicherungspolicen, PSA-Matrix, Einweisungen, Zertifizierungen) hochzuladen, ohne ein Nutzerkonto erstellen zu müssen. Der Zugang zu diesem Portal basiert auf dem Besitz eines eindeutigen, nicht erratbaren Links (Token); der Kunde ist dafür verantwortlich, diesen Link ausschließlich an das entsprechende Auftragnehmerunternehmen weiterzugeben. Kein von einem Portal-Auftragnehmer hochgeladenes Dokument wird automatisch genehmigt: Jede Einreichung verbleibt im Status "In Prüfung", bis ein autorisierter Nutzer des Kunden sie bewertet und genehmigt oder ablehnt. Bitsideas ist nicht Partei des Vertragsverhältnisses zwischen dem Kunden und seinen Auftragnehmern und überprüft weder die Richtigkeit noch die Gültigkeit der hochgeladenen Dokumente über das hinaus, was die Plattform selbst automatisch meldet (zum Beispiel Ablaufdaten).

4. Konten und Verantwortlichkeiten des Kunden

Rechtmäßigkeit der Kundendaten, einschließlich der Daten seiner eigenen Arbeitnehmer, Auftragnehmer und Dritter, die er in die Plattform eingibt oder deren Eingabe er autorisiert.

Datenverarbeitungs-Einwilligungen von seinen Arbeitnehmern und Dritten einzuholen, bevor er deren Informationen in den Dienst eingibt (siehe Datenschutzrichtlinie, Abschnitt 2).

seiner Nutzer, die korrekte Zuweisung von Rollen und Berechtigungen sowie für Handlungen, die unter den Konten seiner Nutzer vorgenommen werden.

unbefugte Nutzung seiner Konten über die in Klausel 15 genannten Kanäle informieren.

Kontoadministrators, der der gültige Kanal für vertragliche Mitteilungen von Bitsideas an den Kunden ist.

5. Verbotene Nutzungen

Der Kunde und seine Nutzer verpflichten sich, weder selbst noch durch Dritte:

Arbeitsschutzmanagement des Kunden zu nutzen;

Plattform zu verletzen, auf Daten eines anderen Kunden zuzugreifen oder Sicherheitstests durchzuführen, die nicht schriftlich von Bitsideas genehmigt wurden;

dekompilieren oder zu extrahieren zu versuchen, außer soweit dies gesetzlich zwingend erlaubt ist;

Dritten so zur Verfügung zu stellen, als wäre er ihr eigener, ohne schriftliche Vereinbarung mit Bitsideas;

geistige Eigentumsrechte oder Rechte an personenbezogenen Daten Dritter verletzen; oder

Dienst außerhalb der von der Plattform selbst bereitgestellten Exportfunktionen zu extrahieren.

Ein Verstoß gegen diese Klausel berechtigt Bitsideas, den Zugang gemäß Klausel 11 zu sperren, unbeschadet weiterer rechtlicher Schritte.

6. Abonnement, Preise und Abrechnung

Abonnementmodells (monatlich oder jährlich, je nach gewähltem Abrechnungszyklus) angeboten, berechnet nach dem Plan und der Anzahl der vom Kunden bei Vertragsschluss registrierten Arbeitnehmer, zu den zu diesem Zeitpunkt auf der Website veröffentlichten Preisen.

vollständigen Kredit- oder Debitkartennummern; diese Informationen werden direkt von Stripe erfasst und tokenisiert.

Abrechnungszyklus um denselben Zeitraum, sofern der Kunde es nicht gemäß Klausel 6.4 vor dem Verlängerungsdatum kündigt.

Abonnement-Panel kündigen; die Kündigung verhindert die nächste Abbuchung, führt aber vorbehaltlich Klausel 7 nicht zur Erstattung des bereits abgerechneten Zeitraums.

seines aktuellen Plans, kann Bitsideas den Tarif nach vorheriger Benachrichtigung ab dem nächsten Abrechnungszyklus an den entsprechenden Plan anpassen.

per E-Mail an den Kontoadministrator angepasst werden; die Anpassung gilt ab dem auf die Mitteilung folgenden Abrechnungszyklus.

Sperrung des Zugangs zum Dienst führen, ohne den Kunden von geschuldeten Beträgen oder nach geltendem Recht anwendbaren Verzugszinsen zu befreien.

7. Kündigungs- und Erstattungsrichtlinie

bleibt bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums bestehen.

Erbringung eines sofort und fortlaufend ausgeführten digitalen Dienstes handelt, findet das in Artikel 47 des kolumbianischen Gesetzes 1480 von 2011 geregelte Widerrufsrecht, das für Verbraucherbeziehungen mit natürlichen Personen gilt, keine Anwendung.

Erstattungen gewähren bei nachgewiesenem Abrechnungsfehler, Doppelbelastung oder anhaltender, Bitsideas zurechenbarer Nichtverfügbarkeit des Dienstes, welche die in Klausel 8 beschriebenen Schwellenwerte überschreitet. Jeder Erstattungsantrag ist innerhalb von dreißig (30) Tagen nach der beanstandeten Abbuchung über die in Klausel 15 genannten Kanäle zu stellen.

8. Verfügbarkeit des Dienstes

Bitsideas unternimmt wirtschaftlich angemessene Anstrengungen, um den Dienst durchgehend verfügbar zu halten, garantiert jedoch keine unterbrechungsfreie oder fehlerfreie Verfügbarkeit. Der Dienst kann planmäßigen Wartungsfenstern unterliegen, die bei Vorhersehbarkeit mit angemessenem Vorlauf angekündigt werden, sowie unplanmäßigen Unterbrechungen aus technischen Gründen, wegen Infrastrukturanbietern oder höherer Gewalt (Klausel 14). Bitsideas bietet derzeit keine formelle Service-Level-Vereinbarung (SLA) mit Servicegutschriften an; jede spezifische Verfügbarkeitszusage muss für Pläne, die dies erfordern, schriftlich in einem separaten kommerziellen Anhang vereinbart werden.

9. Geistiges Eigentum

Name Bitsideas und andere unterscheidungskräftige Elemente der Plattform sind Eigentum von Bitsideas LLC oder ihrer Lizenzgeber und durch kolumbianisches und internationales Recht des geistigen Eigentums geschützt. Diese Bedingungen übertragen dem Kunden kein Recht des geistigen Eigentums am Dienst, außer einer beschränkten, nicht ausschließlichen und nicht übertragbaren Lizenz zum Zugriff auf und zur Nutzung von THOMAS während der Laufzeit des Abonnements.

verwendet die Kundendaten nicht für andere Zwecke als die Erbringung des Dienstes, außer mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden (zum Beispiel zur Erstellung aggregierter und anonymisierter Statistiken, die keine Identifizierung des Kunden oder seiner Arbeitnehmer erlauben).

Verarbeitung und Anzeige der Kundendaten in dem für die Erbringung des Dienstes unbedingt erforderlichen Umfang.

10. Vertraulichkeit

Beide Parteien verpflichten sich, nicht öffentliche Informationen der anderen Partei, zu denen sie im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis Zugang erhalten (einschließlich Kundendaten sowie geschäftlicher, technischer und finanzieller Informationen), vertraulich zu behandeln und nicht für andere Zwecke als die Ausführung des Dienstes zu verwenden, es sei denn, ihre Offenlegung wird von einer zuständigen Behörde verlangt; in diesem Fall benachrichtigt die verpflichtete Partei die andere, sobald das Gesetz dies zulässt. Diese Verpflichtung besteht nach Beendigung des Vertrags für einen Zeitraum von zwei (2) Jahren fort.

11. Aussetzung und Beendigung

Kündigung gilt zum Ende des laufenden Abrechnungszyklus.

(i) Zahlungsverzug nach Benachrichtigung und einer angemessenen Nachfrist; (ii) Verstoß gegen diese Bedingungen, insbesondere gegen die verbotenen Nutzungen in Klausel 5; oder (iii) einer Nutzung, die ein angemessen identifiziertes Sicherheitsrisiko für den Kunden, andere Kunden der mandantenfähigen Plattform oder die Integrität des Dienstes darstellt.

es sei denn, die Dringlichkeit des Sicherheitsrisikos macht eine sofortige Aussetzung erforderlich; in diesem Fall erfolgt die Benachrichtigung unverzüglich nach der Aussetzung.

innerhalb von dreißig (30) Kalendertagen nach Beendigung die Ausfuhr seiner Kundendaten verlangen; nach Ablauf dieser Frist ohne entsprechenden Antrag kann Bitsideas sie endgültig aus seinen Produktivsystemen löschen, vorbehaltlich der in der Datenschutzrichtlinie beschriebenen Aufbewahrungsfristen in Sicherungskopien und jeder auf sie anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

12. Haftungsbeschränkung

Im gesetzlich nach kolumbianischem Recht höchstzulässigen Umfang:

bereitgestellt, ohne Garantien, dass er frei von Fehlern, Unterbrechungen oder Schwachstellen sein wird, über die in diesen Bedingungen beschriebenen angemessenen Anstrengungen hinaus.

Compliance-Entscheidungen, die der Kunde oder seine Nutzer auf Grundlage der von der Plattform erzeugten Informationen treffen; diese Verantwortung liegt ausschließlich beim Kunden und seinem für Arbeitsschutz zuständigen Personal, gemäß Klausel 3.2.

entgangene Geschäftsmöglichkeiten oder Folgeschäden, die aus der Nutzung oder der Unmöglichkeit der Nutzung des Dienstes entstehen.

jeglichen mit dem Dienst zusammenhängenden Anspruch, unabhängig von seiner Ursache, ist auf den Betrag beschränkt, den der Kunde in den zwölf (12) Monaten vor dem den Anspruch auslösenden Ereignis tatsächlich an Bitsideas gezahlt hat.

einer Haftung, die nach geltendem kolumbianischem Recht nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden kann, einschließlich Fällen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit von Bitsideas.

13. Freistellung

Der Kunde stellt Bitsideas von Ansprüchen Dritter frei, die entstehen aus: (i) den Kundendaten, einschließlich ihrer Rechtmäßigkeit und der entsprechenden Verarbeitungseinwilligungen; (ii) der Nutzung des Dienstes unter Verstoß gegen diese Bedingungen oder geltendes Recht; oder (iii) dem Verhältnis des Kunden zu seinen eigenen Arbeitnehmern, Auftragnehmern oder Portal-Auftragnehmern.

14. Höhere Gewalt

Keine der Parteien haftet für die Nichterfüllung oder Verzögerung der Erfüllung ihrer Pflichten (außer Zahlungspflichten), wenn diese Nichterfüllung auf höhere Gewalt oder ein unvorhersehbares Ereignis im Sinne von Artikel 64 des kolumbianischen Zivilgesetzbuchs zurückzuführen ist, einschließlich weitreichender Ausfälle von Cloud-Infrastrukturanbietern, Internetverbindungsausfällen außerhalb der Kontrolle von Bitsideas, Naturkatastrophen, behördlichen Maßnahmen oder sozialen oder bewaffneten Konflikten.

15. Mitteilungen und Kontakt

Vertragliche Mitteilungen zwischen den Parteien erfolgen per E-Mail: Bitsideas wendet sich an die vom Kunden registrierte E-Mail-Adresse des Kontoadministrators, und der Kunde wendet sich an [email protected]. Für allgemeinen technischen und kommerziellen Support kann der Kunde die auf der Website veröffentlichten Kanäle nutzen.

16. Abtretung

Der Kunde darf seine Vertragsposition nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Bitsideas abtreten. Bitsideas kann diesen Vertrag im Rahmen einer Fusion, Übernahme oder wesentlichen Veräußerung von Vermögenswerten abtreten, wobei der Kunde mit angemessenem Vorlauf benachrichtigt wird.

17. Vollständigkeit der Vereinbarung

Diese Bedingungen und die Datenschutzrichtlinie stellen die vollständige Vereinbarung zwischen den Parteien hinsichtlich ihres Gegenstands dar und ersetzen jede vorherige mündliche oder schriftliche Verständigung zum selben Thema. Sollte eine Klausel von einer zuständigen Behörde für ungültig oder nicht durchsetzbar erklärt werden, bleiben die übrigen Klauseln in vollem Umfang wirksam.

18. Anwendbares Recht und Streitbeilegung

Bitsideas erbringt den Dienst für Kunden in Kolumbien und in anderen lateinamerikanischen Ländern. Obwohl Bitsideas ein im Bundesstaat Florida, USA, gegründetes Unternehmen ist, und unabhängig vom Sitzland des Kunden, vereinbaren die Parteien, diesen Vertrag zur Vereinfachung seiner Durchführung einem einheitlichen rechtlichen und gerichtlichen Rahmen zu unterwerfen: dem Recht und den Gerichten Kolumbiens, dem Herkunftsregulierungsland des Dienstes (Klausel 3.2). Diese Bedingungen unterliegen dem Recht der Republik Kolumbien und sind danach auszulegen, unbeschadet zwingender Verbraucherschutz- oder Gerichtsstandsvorschriften, die das Recht des Landes des Kunden zwingend vorsehen kann. Jede aus diesen Bedingungen entstehende Streitigkeit, die nicht innerhalb von dreißig (30) Tagen nach ihrer Entstehung durch direkte Verhandlung beigelegt wird, wird der ordentlichen Gerichtsbarkeit der zuständigen Gerichte von Bogotá D.C. unterworfen, es sei denn, die Parteien vereinbaren schriftlich, sie einem Schiedsverfahren vor dem Schieds- und Schlichtungszentrum der Handelskammer von Bogotá gemäß dessen Verfahrensordnung zu unterwerfen.

19. Änderungen

Bitsideas kann diese Bedingungen jederzeit ändern, wobei wesentliche Änderungen mit mindestens fünfzehn (15) Kalendertagen Vorlauf per E-Mail an den Kontoadministrator mitgeteilt werden. Die fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach dem Inkrafttreten der Änderungen stellt deren Annahme dar; ist der Kunde nicht einverstanden, kann er sein Abonnement gemäß Klausel 6.4 vor diesem Datum kündigen.

20. Kontakt

Für Fragen zu diesen Bedingungen schreiben Sie an [email protected].